Агентство:
ARTMIX Events Company (Минск, Республика Беларусь) - одна из ведущих компаний на белорусском рынке event-услуг. Специализация - Corporate Events, HR Events, Event marketing. Более 200 мероприятий ежегодно. Практически 10-летний опыт организации и проведения корпоративных и деловых мероприятий, свадеб и частных праздников.

Проект: Частный праздник в честь 50-летнего юбилея

Название проекта:
«50-й АВТОПРОБЕГ, или ВСЕ МОЖЕТ БЫТЬ!»

Клиент: Известный бизнесмен

География: Беларусь

Время проведения: 2009

Место проведения: Минск, открытая площадка, парк развлечений

Аудитория:
Родственники и друзья, управленческий персонал компаний юбиляра, деловые партнеры, в том числе иностранные, селебрити. 250 человек

Цель мероприятия:
Отметить день рождения в яркой запоминающейся форме
Сделать мероприятие комфортным, интересным, увлекательным для гостей разного статуса
Позиционировать иностранным гостям Минск как современный европейский город. Город, в котором можно красиво отдохнуть, в котором живут гостеприимные, добродушные и творческие люди, умеющие не только хорошо работать, но и отлично праздновать.

Задачи, поставленные перед исполнителем:
Организовать празднование юбилея. Предложить и реализовать оригинальную концепцию. Удивить искушенную публику.

Описание идеи:
Юбиляр - один из крупнейших бизнесменов страны, начинавший бизнес в «лихие» 90-е, развивая инновационные виды деятельности. Лидер, новатор, харизматичный человек, умеющий воплощать в реальность грандиозные проекты. Возникла ассоциация с героями Ильфа и Петрова, временами НЭПа и идеологией восстановления народного хозяйства с последующим переходом к социализму. Laughing Ироничность и лиричность стали главными мотивами мероприятия. Креаторы засели перечитывать «12 стульев» и «Золотого теленка».
Была выбрана ситуация встречи участников автопробега в г. Удоеве, со всей атрибутикой и символами того времени.

Описание механики проекта:

Часть 1, монтажно-сборочная
Данная открытая площадка впервые использовалась для проведения частного мероприятия. Предстояло создать мини-городок с площадью, рестораном, местом для прогулок, достопримечательностями. На площадке был воздвигнут банкетный (главный) шатер 30х60 м, заказанный в Германии, так как в стране таких шатров не оказалось. А также - тенты для фотозоны, лаунж-зоны, дорожки со световыми трубами (освещение в темное время), сцена на площади, пивной ларек. Следовало учитывать, что сборка шатров и других конструкций проходила в максимально щадящем травяное покрытие режиме. Поэтому газон вокруг места празднования холился все две недели, пока шла подготовка к мероприятию. Шатры и тенты возводились при непосредственном координировании шеф-повара, который выстроил маршрутизацию официантов по площадке.
Учитывая объем пищи, было принято решение возвести дополнительное строение, соединенное крытыми переходами с главным шатром, для подготовки и порционирования блюд. Важно было предусмотреть и такой момент: при смене ветра волна запахов готовящейся пищи должна была пройти мимо главного шатра.

Часть 2, погружение в эпоху 20-х годов прошлого века
Кроме репетиций официантов, были проведены репетиции всего персонала, начиная от водителя автомобиля, которому предстояло привезти победителя автопробега, до артистов, ведущего и гостей. Постановка номеров, стилистика речи, движений, манеры - все требовало кропотливой режиссерской работы. Менее всего хотелось балаганной атмосферы, да и ирония первоисточника задавала определенный настрой. Поэтому сейчас ивенторы честно говорят - самым сложным этапом была именно модерация всех участников в рамках сроков и темы. Однако вернемся к деталям, воссоздавшим эпоху НЭПа.

Площадь города Удоева

Главный шатер - банкетный зал 20-х с агитационными плакатами и транспарантами с цитатами, например «Не бейте себя ушами по щекам», «Пешеходов надо любить».

Старинная фотостудия, украшенная фотохроникой жизни именинника, выполненной в ретро-стиле.

Лаунж-зона, декорированная как салон-сигарная.

Фуршетные зоны

Сцена для выступления с советской трибуной для торжественных речей.

Пивной ларек в летнем кооперативном саду, где особые плакаты извещали граждан о последнем нововведении в области народного питания. Ларек получился настолько реалистичным и гармоничным, что гости интересовались, откуда он был привезен.

Рекламная тумба с афишами и плакатами эпохи, как и положено на каждой площади. Кусочек Рио-де-Жанейро (бассейн, пальмы, шезлонги) - хрустальной мечты детства.

Тумбы с картой размещения банкетных столиков в виде фигур Паниковского и Балаганова в окружении тарелок с номерами столиков.                              
Стрелки-указатели - те же персонажи, рукой указывающее верное направление.

Наполнение, оформление мероприятия

- Были изготовлены стилизованные пригласительные билеты, которые развозили костюмированные курьеры. Вручение пригласительного проходило в инсценировке «Здравствуйте, я сын лейтенанта Шмидта». Гости были воодушевлены, сарафанное радио заработало. Начало интриги удалось!

- Обязательным условием стал дресс-код для гостей. Образ Остапа Бендера встречался то тут, то там, мол, здесь, конечно, не Рио-де-Жанейро, но тоже очень весело.

- Эллочка-людоедка со словами «Знаменито» и «Кр-р-расота!» провожала прибывших гостей к сцене на площади. Чистильщик обуви предлагал высокопоставленным господам почистить туфли за пару копеек, а Матрос угощал гостей папиросами и раздавал бумажные червонцы. Денежные знаки предназначались для того, чтобы скрасить время аперитивом до приезда юбиляра.

- Как только гости собрались на площади, прошли постановку на учет у гражданина Корейко в книге регистрации, потратили первые денежки на рябиновую настойку, раздались звуки духового оркестра. Явилось шествие с транспарантами, объявляющими финиш «50-го автопробега». Первый автомобиль на горизонте означал победителя соревнования. Обо всем этом громогласно заявлял в мегафон ведущий мероприятия, кто бы вы думали, Остап Бендер. Ну, трубите марш!

- Председатель комиссии по встрече автопробега торжественно наградил юбиляра венком за сохранение лидерской позиции в автопробеге. Затем все поднялись на трибуну и произнесли торжественную речь. Вечер был открыт.

- Для вручения подарков был предусмотрен отдельный шатер, в котором юбиляр принимал поздравления и фотографировался с гостями. Здесь оставляли цветы и подарки, рассматривали стену с фотокарточками молодых лет юбиляра.

- Торжественно перерезав ленточку в банкетный шатер, именинник дал начало пиру в стиле НЭПовских кабаре и ресторанов. Здесь примечательна такая деталь: меню были написаны с использованием дореволюционной орфографии (с ятем), и каждое блюдо в фуршетной зоне сопровождалось табличкой с названием в том же дореволюционном стиле.

Кухня
Кухне отводилось особое место и значение. Был приглашен шеф-повар из Нью-Йорка, который предложил уникальное меню. Все угощение было разделено по принципу « четырех стихий»: «воздух» - блюда из дичи, «вода» - морские деликатесы, «огонь» - мясо на гриле, «земля» - дары природы. Смешанная форма банкета и фуршета позволяла гостям расслабиться за столиками, обслуживаемыми официантами, при желании можно было выбрать подходящее блюдо самому. Ледяная скульптура с цифрой «50», украшающая банкетный зал, была специально привезена из Литвы (местных производителей такого рода скульптур нет).

Зоны активности

Развлечения, расположенные на территории площадки, были придуманы так, чтобы дневную часть праздника гости максимально провели на открытом воздухе.

- Пивной ларек предлагал настоящее «Жигулевское» с воблочкой, поэтому быстро стал популярным местом.
- Каждый мог воплотить мечту Остапа Бендера - полежать под пальмами на берегу океана.
- Автопробеги на хэндимобилях. Чтобы гости смогли прочувствовать значимость состоявшегося юбилейного автопробега в жизни именинника, были организованы мини-автопробеги на мини-автомобилях. Так сказать, ударили автопробегом по бездорожью и разгильдяйству.
- Из-за большого количества гостей именинник не мог уделить всем внимание в равной степени, поэтому для желающих сфотографироваться с виновником торжества в каждом из шатров были поставлены фотопостеры юбиляра в полный рост.
- Караоке с легендарными «Белорусскими Песнярами», олицетворяющими белорусскую культуру и молодость нашего именинника. Ретро-музыка и любимые всеми песни превратили площадь в танцевальную площадку под открытым небом.
- В курительной работал торседор, неторопливо скручивая сигары всем желающим насладиться кубинским табаком.
- Был приглашен шаржист, работы которого затем продавались на аукционе. Дамы просили образ a la Эллочка-людоедка. Кавалеры после пивного ларька были настроены еще более благодушно.

Вечерняя часть программы была наполнена развлечениями другого рода, направленных на зрительскую аудиторию в банкетном шатре.

- Все желающие могли попробовать свои силы в распиливании 16-килограммовых гирь. Кульминацией стало шуточное распиливание именинником гири в человеческий рост, что символизировало его долгий и упорный труд в бизнесе.

- В банкетном зале гости развлекались стилизованными поздравлениями, каждое из которых представляло собой небольшую театрализованную постановку. Группа поздравляющих выходила на сцену и поздравляла именинника. Для этого заранее были написаны речевки, проведены репетиции с гостями, подготовлены костюмы и реквизит.

- Танцевальную часть вечера открывал мастер-класс по чарльстону - популярному танцу 20-х годов прошлого века.

Сюрпризы вечеринки

- Гости, которые не смогли попасть на торжество, но хотели поздравить именинника лично, смогли сделать это при помощи прямого видеомоста «Телеграфъ».
- Премьера поздравительной короткометражки «Ботик». Заранее в яхт-клубе прошла съемка видеоролика на знаменитую песню Ю. Визбора. Друзья именинника в костюмах юнг и матросов Балтийского флота пели песню, разыгрывали сцены и валяли дурака на причале. «Что ж вы ботик потопили, гады» распевал весь зал.

- Полной неожиданностью для гостей вечеринки стало выступление любимой звезды юбиляра - Валерия Меладзе.

Световое оформление
В банкетном зале было установлено световое оборудование, позволяющее менять цвет шатра.

Видеооборудование
Плазменный экран использовался для трансляции происходящего в зале и на сцене, для прямого включения телемоста и концертного сопровождения.

Эффективность мероприятия

Комплексная логистика - специализация агентства. Обеспечить согласованность действий, контролируя изменчивость, добиться завершения общего цикла в ожидаемые сроки исполнения заказа, - вот, пожалуй, основная задача агентства. Рациональная организация в пространстве и во времени материальных и социальных потоков, координация действий всех участников мероприятия в единое креативное целое, - преимущества ARTMIX Events Company, выработанные за годы воплощения самых масштабных в истории белорусского ивента проектах. Мероприятие позволило создать неформальную обстановку для общения заказчика с ключевыми бизнес-партнерами, что позволило им чувствовать себя комфортно в кругу друзей и родственников юбиляра. Также мы получили положительные отзывы от гостей из зарубежья, что подтверждает, что и в Беларуси можно отдыхать красиво и креативно, как в любой европейской стране.

ARTMIX Events Company